Digitalización de los puestos de trabajo

En Digital Inter Services estamos viendo mayor nivel de digitalización de los puestos de trabajo en las empresas nacionales y extranjeras en España en los últimos años.

 

Esto lo hemos conseguido con algunas empresas de nueva creación y otras ya maduras. Sin embargo, tras más de 6 años de ayudando a mejorar las marcas, vemos que hay una línea gruesa que separará a aquellas que digitalizan sus puestos de trabajo y aquellas que se resisten a ello, empezando por la gestión documental.

Estaremos de acuerdo en que es devastador sacrificar los frutos económicos y la tranquilidad por falta de gestión documental como parte inicial de la digitalización de los puestos de trabajo. Ver herramienta recomendada por DIS.

Gestión documental propiamente dicha

La gestión documental es lo esencial para ser más productivos en la colaboración del día a día. Se circunscribe dentro de la gestión de los proyectos. Vamos a verlo.

Gestión documental = tranquilidad, comodidad y seguridad. Una sensación que te permite tomar mejores decisiones y más rápido.

¿Por dónde empezar?

Para digitalizar el puesto de trabajo los más fácil y rápido es hacer un mapa de los flujos de trabajo que tenemos.

Aquí se trata de tener accesibles todas las piezas de información prioritaria que necesitemos para colaborar en nuestra tarea. La info que mas usemos. Porque siempre nos preguntan.. ¿Qué no te puede faltar tu protocolo de gestión documental?

  1. Tener acceso a la información actualizada.
  2. Saber qué permisos debe tener cada compañero a su info y a la de otros.
  3. Saber cómo y cuándo eliminar o archivar la información obsoleta.

Un protocolo básico debe incluir lo siguiente

  1. Recogida de información.
  2. Registro entrada de la misma.
  3. preparación de trabajos.
  4. Digitalización, indexación.
  5. Exportación y alojamiento Web de imágenes y datos.

Pasos para crear tu protocolo de gestión documental

 

1- Mapa de procesos

La primera tarea para empezar es una tarea creativa y trata de la creación de una idea, un mapa.

2- Métricas de cumplimiento anticipado

Hacer referencias sobre el resultado final deseado y sus métricas de cumplimiento.

3- Prioridades

La selección de las mejores herramientas depende de las prioridades, es decir qué proceso de la comunicación se quiera enriquecer.

¿Cómo os organizáis en vuestra empresa? Cada equipo debe jugar en su cancha y tener sus soluciones a medida.

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